Empresários fiquem ligados: Sistema de registro eletrônico de ponto. Impactos da Portaria 671

Prezados Empresários, em novembro de 2021, foi publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência a Portaria nº 671, regulamentando disposições relativas à legislação trabalhista, especialmente à inspeção do trabalho e, claro, ao registro eletrônico de ponto.

Dentre várias novidades, a Portaria trouxe exigências e requisitos novos não só para o desenvolvimento como para a aquisição e utilização de softwares, aplicativos e sistemas de ponto eletrônico.

Neste artigo, vamos falar sobre os aspectos técnicos da nova regulamentação.

1.           O registro eletrônico de ponto

O controle de jornada pode ser feito de maneira eletrônica, através de equipamentos e programas informatizados, desde que haja o registro fiel das marcações – sem desvios, condicionamentos ou alterações.

Para tanto, o empregador pode utilizar algum dos seguintes tipos de sistema:

• Sistema de registro eletrônico de ponto convencional: composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C) e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo (REP-A) e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Esses “coletores de marcações” seriam os equipamentos, dispositivos físicos ou softwares aptos a receber e transmitir para o REP-P as informações referentes ao ponto.

Como dito, veremos neste artigo especificamente as questões ligadas ao sistema de ponto via programa (software).

2.           Sistema de registro eletrônico de ponto via programa

O “sistema de registro eletrônico de ponto via programa” nada mais é do que um software de ponto (que pode rodar até em aplicativos).

Porém, de acordo com a portaria, para que sua utilização possa ser reconhecida oficialmente, é necessário que o REP-P seja:

• Executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem;
• Utilizado exclusivamente para o controle de jornada;
• Capaz de emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controle sobre entrada e saída de empregados nos locais de trabalho;

Essas exigências já são conhecidas e não devem gerar repercussão no mercado de softwares.

Contudo, a Portaria também prevê que todo sistema REP-P deve possuir registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial.

Acontece que muitos sistemas no Brasil não são registrados, o que pode trazer problema tanto para a software house quanto para o empregador (como veremos adiante).

Bom, esses são os requisitos “gerais” que autorizam a utilização do software de ponto. Mas as exigências não param por aqui.

As empresas, tanto fornecedoras do REP-P quanto as empregadoras que utilizam o sistema, têm que prestar atenção aos requisitos elencados no Anexo IX da Portaria.

3.   Conhecendo o Anexo IX da Portaria nº 671

É no Anexo IX que estão descritos os “requisitos do registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P”.

Como são muitos detalhes, abaixo elencamos as exigências principais que o software deve cumprir, como:

1. Permitir a identificação da organização e do trabalhador;
2. Relógio sincronizado com a Hora Legal Brasileira (HLB);
3. O coletor de ponto conectado ao REP-P deve exibir relógio não-analógico;
4. As marcações devem ser oriundas de coletor on-line (conectado ao REP-P);
5. Excepcionalmente, em caso de registro off-line, as marcações devem ser enviadas logo no primeiro momento em que o coletor estiver on-line;
6. Acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro de Ponto – ARP;
7. Os dados armazenados na ARP não podem ser apagados ou alterados pelo prazo mínimo legal;
8. Caso seja adotado o formato impresso, o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador (CRPT)  deve ser feito em contraste, com caracteres legíveis de altura mínima de 3mm;
9. O registro da marcação gravada na ARP deve ter os seguintes campos: (a) Número Sequencial de Registro – NSR; (b) CPF do Trabalhador; (c) data da marcação; (d) horário de marcação; (e) data da gravação do registro; (f) horário da gravação do registro; (g) identificação do coletor; e (h) código hash;
10. Gerar o Arquivo Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na ARP;
11. Possibilitar a geração do AFD para um determinado intervalo temporal.
12. Todos os equipamentos e programas que integram o REP-P devem apresentar alta disponibilidade.

Por fim, podemos destacar o procedimento operacional do software, que deve realizar a marcação de ponto nos seguintes passos:

• Colher a identificação do trabalhador;
• Obter a data e a hora de registro do ponto de forma confiável;
• Registrar a marcação de ponto na ARP; e
• Disponibilizar o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador.

O comprovante, além de ser importante para a transparência da relação de emprego, deve atender alguns requisitos específicos.

4. Comprovante de Registro de Ponto no sistema REP-P

De acordo com a Portaria, o REP-P deve disponibilizar o CRPT, com objetivo de conferência e controle da marcação realizada pelo empregado.

Ele deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

• Cabeçalho com o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ / CPF e CEI / CAEPF / CNO, caso exista;
• Local da prestação da atividade ou endereço do estabelecimento vinculado, quando exercer atividade externa ou em terceiros;
• Identificação do trabalhador, contendo nome e CPF;
• Data e horário do respectivo registro;
• Número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial;
• Código hash (SHA-256) da marcação; e
• Assinatura eletrônica, contemplando todos os dados descritos acima, no caso de comprovante impresso.

Ou seja, o CRPT pode ter o formato impresso ou eletrônico.

Caso eletrônico, deve ser disponibilizado em arquivo do tipo Portable Document Format (PDF) e, como visto, deverá ser assinado.

Ainda de acordo com a Portaria, as assinaturas geradas pelo REP-P devem utilizar certificado digital emitido por autoridade integrante da ICP – Brasil.

O comprovante deve ser disponibilizado após cada marcação, independentemente de prévia solicitação ou autorização.

Além disso, o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes das marcações realizadas nas últimas 48 horas, no mínimo.

5.   Arquivos e relatórios do registro eletrônico de ponto

Outra obrigação prevista é que todos os sistemas de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados.

Ele pode ser muito importante em caso de fiscalização ou ações trabalhistas. Os critérios técnicos do AFD estão no Anexo V da Portaria

Outra questão importante são os “programas de tratamento de registro de ponto”, definidos pela Portaria como o conjunto das rotinas informatizadas com função de tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no AFD.

O tratamento dos dados serve para acrescentar informações para complementar omissões eventuais no registro de ponto, como ausências e movimentações do banco de horas, ou para indicar marcações indevidas.

Por isso, o programa deve gerar os chamados Espelho de Ponto Eletrônico (EPE) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), detalhados no Anexo VI da Portaria.

De sua vez, o relatório EPE deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

• Identificação do empregador, contendo nome, CNPJ / CPF e CEI / CAEPF / CNO, caso exista;
• Dados do trabalhador, contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do relatório;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
• Duração das jornadas realizadas (considerando a redução de horário noturno, se for o caso).

O trabalhador deve ter acesso às informações constantes do relatório EPE por meio de sistema informatizado, mensalmente, de forma eletrônica ou impressa.

6.   Obrigações e responsabilidades do desenvolvedor do software de ponto

Outra questão regulada pela Portaria é que a assinatura eletrônica servirá como meio de prova da autoria e integridade dos documentos digitais.

Por isso, as saídas geradas tanto pelo REP-P (AFD e Comprovante de Registro de Ponto) quanto pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto (AEJ) deverão conter a assinatura digital (ICP-Brasil) do desenvolvedor do software

Além disso, a software house tem a obrigação de fornecer à empresa usuária do REP-P ou programa um documento denominado Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.

O ATTR deve ser assinado pelo responsável técnico pelo equipamento ou programa bem como pelo responsável legal da empresa desenvolvedora.

Nele será afirmado expressamente que o equipamento ou programa atende às determinações da Portaria, nos termos do Anexo VII, em documento eletrônico (PDF), assinado digitalmente pela pessoa natural.

Por sua vez, a empresa empregadora somente poderá adquirir e utilizar o REP-P ou o programa de tratamento de ponto, se o desenvolvedor fornecer o ATTR.

E, por fim, como já mencionado, o desenvolvedor deve providenciar o registro do software junto ao INPI.

Esses são, basicamente, os requisitos legais para desenvolvimento, disponibilização e utilização de sistemas de REP-P, de acordo com a Portaria MT 671/21.

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